I. Obligación de expedición de factura
II. Excepciones a la obligación de expeditar factura
III. Posibilidad de expedir documentos sustitutivos: el tique
IV. Contenido de las facturas
V. Contenido de los tiques
VI. Otros aspectos en relación con la emisión de facturas
VII. Expedición de factura por el destinatario o por un tercero
VIII. Conservación de las facturas o documentos sustitutivos
IX. Libros registros del IVA
X. Normativa aplicable
XI. Anexo I
A partir de la entrada en vigor del Real Decreto 1496/2003 y posteriormente, el Real Decreto 87/2005, las obligaciones de facturación están reguladas por un nuevo Reglamento.
En el presente cuaderno, pasaremos a hacer un breve repaso a los aspectos más importantes, con especial incidencia en aquellos que con más probabilidad afectan a la operatoria del comerciante minorista.
El Reglamento establece la obligación general que incumbe a todo empresario o profesional de expedir y entregar factura por todas y cada una de las operaciones que realice en el desarrollo de su actividad económica, incluso por aquéllas que no se hallen sujetas al Impuesto o las que, estando sujetas, queden exentas.
Esta obligación es igualmente exigible en relación con los pagos anteriores a la realización de las operaciones (pagos anticipados), salvo en el caso de que correspondan a entregas de bienes con destino a otro Estado miembro (entregas intracomunitarias) puesto que en ellas el cobro anticipado no supone el devengo del Impuesto.
Deberá expedirse factura y copia de ésta, en todo caso, en las siguientes operaciones:
Salvo cuando el destinatario actúe como empresario o profesional o en los supuestos en los que expresamente sea obligatorio emitir factura y en los que lo pida el destinatario, no existirá obligación de expedir factura, en las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación:
En el Anexo I de este Cuaderno se contienen los supuestos en los que es obligatoria la expedición de factura, las excepciones a esta obligación y las operaciones que pueden documentarse en tiques.
En cuanto a la posibilidad de emitir tique, como documento sustitutivo de la factura, el nuevo Reglamento mantiene en esencia los mismos supuestos que se establecían en la regulación anterior, teniendo en cuenta que, en ningún caso, podrá sustituirse la factura por el tique cuando. Ésta sea obligatoria.
La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de tique y copia de éste en las operaciones que se describen a continuación, cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido:
No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, la obligación de expedir factura no podrá ser cumplida mediante la expedición de tique:
Tendrá la condición de tique cualquier documento que se expida en los supuestos mencionados y cumpla los requisitos exigidos para ello que posteriormente se describirán. Será considerado como documento sustitutivo de una factura, pero en ningún caso estos documentos tendrán la consideración de factura a efectos de considerarlo como documento justificativo del derecho a la deducción en el IVA.
Los datos que debe contener toda factura son los siguientes:
1. Datos de identificación de la factura
Las facturas deben numerarse correlativamente, sin perjuicio de la posibilidad de establecer series especiales de numeración siempre que existan razones que lo justifiquen. A título de ejemplo de supuestos en los que cabe el establecimiento de series específicas, el Reglamento cita la existencia de diversos establecimientos desde los que se efectúen operaciones o la realización de operaciones de distinta naturaleza.
Por otro lado, existen una serie de supuestos en los que el establecimiento de series especiales de numeración es obligatoria:
Por otro lado:
2. Datos de identificación de las partes
Deben hacerse constar en las facturas el nombre y apellidos, razón o denominación social completa y domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. No ha de hacerse constar el domicilio del destinatario si éste es persona física (consumidor final).
La consignación de los datos de identificación del destinatario no será obligatoria cuando éste no sea empresario y la contraprestación de las operaciones sea inferior a 100 euros, IVA no incluido. Este límite se podrá excepcionar en los casos que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT en relación con sectores empresariales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales.
Asimismo, se debe incluir el número de identificación fiscal con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
En relación con el número de identificación fiscal del destinatario, deberá consignarse en los siguientes casos:
3. Datos de identificación de las operaciones y de su régimen de tributación
En las facturas deben incluirse:
Si en una única factura se documentan varias operaciones, la base imponible correspondiente a cada una de ellas deberá reflejarse de manera separada en los siguientes casos:
Por otro lado, en el Reglamento se incorporaron al contenido de las facturas dos novedades de especial relevancia respecto a la regulación anterior:
En cualquier caso, una vez obtenida la autorización, estas facturas deberán contener, en todo caso, las siguientes menciones:
Por último, el Reglamento reitera que únicamente tiene la consideración de factura completa aquella que contenga todos los datos y cumpla todos los requisitos antes indicados, por lo que la falta o incumplimiento de alguno de ello imposibilitará el ejercicio del derecho a la deducción de la cuota que se hubiera repercutido mediante la factura.
Todos los tiques y sus copias deberán contener los siguientes datos:
Estos documentos sustitutivos no son aptos para soportar el ejercicio del derecho a deducción puesto que, de acuerdo con la Ley del Impuesto, se requiere factura completa para proceder al ejercicio de dicho derecho.
1. Remisión de facturas o documentos sustitutivos
Obligación
Los originales de las facturas o documentos sustitutivos deberán ser remitidos por los obligados a su expedición o en su nombre, a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documentan, a excepción de las emitidas en los supuestos en que existe inversión del sujeto pasivo.
Plazos
Las facturas deben expedirse en el momento de realizarse la operación, si bien cuando el destinatario de la operación sea un empresario podrán expedirse en el plazo de un mes desde el citado momento.
En el caso de las facturas recapitulativas el plazo de un mes se computa desde el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas.
No obstante, este plazo de un mes tiene un límite, puesto que la emisión debe realizarse en todo caso antes del día 16 del mes siguiente al período de liquidación (trimestral o mensual) del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
Formas
La obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.
Remisión electrónica
Se entenderá por remisión por medios electrónicos la transmisión o puesta a disposición del destinatario por medio de equipos electrónicos de tratamiento, incluida la compresión numérica, y almacenamiento de datos, utilizando el teléfono, la radio, los medios ópticos u otros medios magnéticos
La garantía de la autenticidad del origen y de la integridad del contenido de las facturas o documentos sustitutivos que se hayan remitido por medios electrónicos se acreditará por alguna de las siguientes formas:
En el caso de lotes que incluyan varias facturas remitidas simultáneamente por medios electrónicos al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información.
Las facturas pueden expedirse en cualquier idioma. No obstante, la Administración Tributaria podrá exigir una traducción al castellano o a otra lengua oficial en España, tanto de las facturas expedidas como de las recibidas, cuando lo considere necesario a efectos de cualquier actuación de comprobación o investigación que pueda llevar a cabo.
Se mantiene la posibilidad de incluir en una sola factura todas las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural.
4. Duplicados de las facturas o de los tiques
Únicamente puede expedirse un original de cada factura o tique. La emisión de un duplicado sólo se prevé en los siguientes casos:
En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión 'duplicado'.
5. Facturas o tiques rectificativos
A través del Real Decreto 87/2005, se ha flexibilizado la regulación de la factura rectificativa, intentando dar solución a los problemas que presentaba Real Decreto 1496/2003 por el que se aprobó el nuevo Reglamento de facturación, que establecía unos requisitos demasiado estrictos que ocasionaban problemas operativos y obligaban a la modificación de sistemas informáticos.
Se prevén tres supuestos en los que debe emitirse factura o tique rectificativo:
La expedición de la factura o tique rectificativo debe efectuarse tan pronto se tenga conocimiento de las circunstancias que obligan a su rectificación, siempre y cuando no hubiesen transcurrido cuatro años desde el devengo del Impuesto o se produjeron las circunstancias que motivaron la modificación de la base imponible.
Siempre deben establecerse series especiales de numeración para las facturas rectificativas.
En cuanto al contenido de las facturas rectificativas, deben incluirse todas las menciones requeridas con carácter general para las facturas y además, deben hacerse constar las siguientes menciones:
Asimismo, las facturas rectificativas deben contener, en todo caso, los datos relativos a la descripción y base imponible de las operaciones, tipos impositivos y cuota tributaria que resulten de la rectificación que, en su caso, se haya efectuado.
En el caso de concesión de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones y en los que lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT, no es necesaria la mención a los datos identificativos de las facturas que se rectifican. En estos supuestos basta la mención del período a que se refieren.
No podrán emitirse notas de abono, en los descuentos concedidos con posterioridad a la realización de las operaciones, a clientes que no sean empresarios o profesionales ni hubiesen exigido la expedición inicialmente de una factura completa.
Las novedades introducidas por el Real Decreto 87/2005 en la regulación de las facturas y tiques rectificativos pueden resumirse así:
El Reglamento desarrolla la posibilidad, contenida en la Ley del IVA, de que la expedición de la factura se realice por el destinatario de la operación o por un tercero que actúen en nombre y por cuenta del sujeto pasivo. Lógicamente, esta posibilidad no altera en modo alguno la responsabilidad que, por sus obligaciones tributarias, tiene el sujeto pasivo que delega la expedición de facturas en un tercero.
En el caso de que sea el destinatario de la operación el autorizado a la expedición de las facturas, deben cumplirse determinados requisitos:
La expedición de las facturas por un tercero distinto del destinatario de las operaciones no se sujeta a requisito específico alguno salvo el de establecimiento de series específicas.
Sin perjuicio de lo establecido en otras disposiciones, los documentos acreditativos del derecho a deducción y las facturas o documentos sustitutivos expedidos –todos ellos con su contenido original- han de conservarse en los plazos establecidos en la Ley General Tributaria, es decir 4 años.
Aunque se obliga a que sean guardados de manera ordenada, no es necesario seguir un orden cronológico.
Esta obligación de conservación podrá cumplirse materialmente por un tercero, que actuará en todo caso en nombre y por cuenta del obligado. Será este último, en todo caso, el responsable del cumplimiento de las obligaciones en esta materia.
En cuanto a la forma de conservación, el Reglamento otorga libertad de forma siempre que se garantice el acceso a los documentos por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa justificada. En particular, se contempla la posibilidad de conservación por medios electrónicos de las facturas recibidas y expedidas, los justificantes contables y las copias de las demás facturas expedidas.
Esta obligación puede ser cumplida por un tercero, que actuará en nombre y por cuenta del sujeto pasivo. Si el tercero tiene su residencia fuera de la Comunidad Europea tendrá que cumplir reglas especiales. Todo ello, garantizando la posibilidad de acceso en línea a los documentos por la Administración Tributaria.
Las reglas básicas de la conservación en forma electrónica contenidas en el Reglamento son:
Los documentos conservados por medios electrónicos deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos, así como su carga remota y utilización por parte de la Administración Tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada. Se entiende por acceso completo aquel que permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
La conservación de las facturas o tiques podrá realizarse en cualquier lugar que se estime oportuno a condición de que se ponga a disposición de la Administración Tributaria a requerimiento de la misma toda la documentación o información sin demora injustificada.
Junto con la nueva regulación de las obligaciones en materia de facturación contenida en el Reglamento, se han incluido en el Real Decreto algunas modificaciones en relación con las obligaciones contables de los sujetos pasivos. Entre ellas, destacan:
OBLIGACIÓN DE EMISIÓN DE FACTURAS Y DOCUMENTOS SUSTITUTIVOS
Operaciones con factura completa en todo caso |
Operaciones en las que la factura puede ser sustituida por el tique |
Operaciones exceptuadas de emisión de factura (salvo supuestos de la columna 1) |
Cuando el destinatario es un empresario Cuando el destinatario lo exija Entregas intracomunitarias Exportaciones de bienes, excepto las realizadas en tiendas libres de impuestos Entregas de bienes objeto de instalación o montaje Cuando el destinatario sea una persona jurídica que no actúe como empresario Cuando el destinatario sea la Administración Pública (Estado, Comunidades Autónomas, Administración Local y Entidades de Derecho Público con personalidad jurídica propia) |
Ventas al por menor Ventas o servicios en ambulancia Ventas o servicios a domicilio del consumidor Transportes de personas y sus equipajes Servicios de hostelería y restauración Suministro de bebidas y comidas para consumir en el acto Servicios prestados por salas de baile y discotecas Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante de tarjetas de prepago Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza Utilización de instalaciones deportivas Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos Aparcamiento y estacionamiento de películas Alquiler de películas Servicios de tintorería y lavandería Utilización de autopistas de peaje Las autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT en relación con sectores empresariales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de sus actividades |
Operaciones exentas, salvo básicamente servicios en el ámbito sanitario, entregas de inmuebles, entregas de materiales de recuperación y entregas de bienes de los cuales el IVA soportado en su adquisición no hubiese sido deducible en cuantía alguna Realizadas por empresarios en del desarrollo de actividades sujetas al régimen especial del recargo de equivalencia Realizadas por empresarios en del desarrollo de actividades sujetas al régimen simplificado, salvo que las cuotas devengadas se determinen en función del volumen de ingresos Las autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT en relación con sectores empresariales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de sus actividades |